Если вы хотите вовремя достигать поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность, то без организации времени не обойтись. Планировать дела и сознательно контролировать время — задача не из легких для тех, кто никогда этого не делал. Давайте разбираться, как внедрить тайм-менеджмент в свои будни и управлять временем не только в работе, но и в жизни.
Правильная организация времени: с чего начать
Принципы тайм-менеджмента сводятся к тому, чтобы организовать свой режим дня, определить фронт работ, разделяя задачи на главные и второстепенные, спланировать время на работу и на отдых. Но как это внедрить в свою жизнь? Составили алгоритм, который поможет четко и слаженно идти к поставленной цели, обходя стороной прокрастинацию:
1. Определить цель/поставить задачу.
Определять цели нужно для того, чтобы выделить главное и сконцентрироваться на организации времени для достижения этих целей. Сформулируйте задачу и запишите ее. Примеры: выполнить N заказов на неделе, найти N клиентов за месяц, заработать определенную сумму денег за определенный срок и так далее. Дальше мысли должны быть направлены на то, каким образом можно эту цель достичь. Вы удивитесь, когда спустя какое-то время мозг сам будет подкидывать все новые и новые идеи. Задать направление мыслям — важное дело в достижении успеха.
Следите за развитием событий в нашем Телеграм-канале
2. Составить список дел.
Великое множество задач, о которых мы думаем, приводит к мысленному саботажу и бездействию. Возникает иллюзия того, что все равно ничего не успеешь сделать. Поэтому тайм-менеджмент нельзя представить без составления списка дел. Составьте список всех задач, конкретизируйте их: вместо «заняться спортом» пишите «посещать спортзал по вторникам и пятницам с 12 до 13 часов». Распределите дела по приоритету: срочно/не срочно.
3. Распределить задачи по периодам.
Ставьте задачи и составляйте список дел сначала на небольшой период (день, неделя, месяц). Потом вы научитесь ставить цели на полгода/год. Не нужно «забивать» делами весь день или другой период. Суть организации времени в том, чтобы оставалось время для творчества, хобби и отдыха.
4. Временные рамки.
Для оценки своих ресурсов и эффективной организации рабочего времени для каждой задачи определите время, за какое она будет сделана. И сделайте. Вы увидите, что некоторые задачи, которые вы откладывали неделями, можно сделать за 15–20 минут. Для более сложных задач полезно использовать метод помидора, о котором мы расскажем далее.
5. Регулярность выполнения.
Ряд задач будет требовать ежедневного внимания, например формирование новых полезных привычек. Чтобы не писать каждый день одну задачу, можно сделать трекер на месяц, повесить его на холодильник и отмечать галочкой выполнение.
Не забывайте о мотивации. Помните, зачем вы делаете то или иное дело, для достижения каких целей и мечт. Спустя время посмотрите, сколько вы уже сделали, и наградите себя за это.
Техника помидора: просто и эффективно
Техника Рomodoro появилась в 1980 году. Ее придумал итальянец Франческо Чирилло, который в то время был студентом. Он не мог сосредоточиться на подготовке к экзаменам и провел эксперимент на своем таймере в виде помидора. Отсюда и название техники. Суть эксперимента заключалась в том, что Франческо ставил таймер на определенное время и концентрировался на это время на выполнении задачи. С помощью эксперимента студенту удалось добиться самоконтроля.
Впоследствии Франческо довел свой эксперимент до совершенства, стал успешным предпринимателем, построил карьеру наставника и инструктора по системе организации времени. Этот метод учитывает особенности работы мозга человека, а именно вырабатывает рефлексы, дает мозгу передышку, даже если нет ощущения усталости, концентрирует внимание только на одной задаче, дает пространство для анализа проделанной работы и новых идей. Подходит как для рутинных скучных задач, так и для крупных проектов.
Суть метода помидора
Для выполнения техники помидора нужно лишь несколько простых действий:
- Выбрать приоритетное дело из своего списка.
- Поставить таймер на 25 минут и приступить к работе. Важно не отвлекаться в этот период на посторонние мысли и действия. Для этого будут периоды отдыха.
- По истечении времени сделать перерыв на пять минут (лучше без таймера). Не нужно нагружать мозг дополнительной информацией во время отдыха.
- Снова поставить таймер на 25 минут и приступить к работе.
- Спустя четыре периода по 25 минут нужно сделать перерыв на полчаса.
- В конце дня посчитать количество «помидоров» (25-минутных периодов концентрации на работе), учесть количество помех, если они были, проанализировать сделанную работу, составить новый список дел с учетом проделанного объема.
- Поблагодарить и наградить себя за результаты.
Другие методы тайм-менеджмента
- Съесть лягушку.
Популярная техника в тайм-менеджменте, придуманная мотивационным оратором и автором книг по теме саморазвития Брайаном Трейси. Лягушками он назвал самые сложные задачи, которые совершенно не хочется выполнять. А суть техники в том, что нужно в первой половине дня «съесть лягушку», то есть выполнить одну сложную задачу. Зато оставшийся день пройдет налегке, выполнить остальные дела будет проще.
- Правило 1–3–5.
Смысл в наиболее разумной трате времени в течение дня. За день нужно сделать одно большое дело, три средних и пять незначительных. Кроме этих девяти дел разной сложности никакие другие задачи решать не нужно. Так вы сможете выполнить все заброшенные дела и не переутомиться.
- Правило трех от Криса Бейли.
Каждый день нужно выбирать только три, но наиболее важные задачи и выполнять их. Метод поможет не распыляться на мелкие дела, а сфокусироваться на самом основном.
- Метод Тима Феррисса, основанный на принципе Парето и законе Паркинсона.
Согласно принципу Парето, на 80% наших задач требуется 20% времени. Оставшиеся 20% задач выполняются за 80% времени. А из закона Паркинсона мы знаем, что работа заполняет всё время, отпущенное на неё. Феррисс сделал вывод, что на эффективность выполнения задач влияет максимальная фокусировка на деле, а не большое количество затраченного времени. За 20% времени с полной фокусировкой на деле вы сможете сделать действительно важные дела. На текущие мелкие дела уйдут остальные 80% времени. Таким образом, главные задачи будут сделаны без переутомления.
- Дробление задачи.
Сложнее всего даются задачи, выполнение которых потребует много времени. Только вы собираетесь к ней приступить, как мозгначинает саботировать этот процесс. Если задачу невозможно выполнить быстро, следует разделить ее на мелкие подзадачи и промежуточные этапы. Организовать выполнение маленьких подзадач будет намного проще.
Зная суть организации времени и следуя принципам тайм-менеджмента, вы будете не только все успевать, но и научитесь смело идти к своим целям и мечтам, ведь чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей жизни.
Читайте также:
В России могут «исчезнуть» маркетплейсы
Экономист оценил риск девальвации турецкой лиры
Райдер SHAMAN — препятствие для концерта? Что известно о шоу в Кургане
Производственный календарь на 2024 год: выясняем режим труда и отдыха
Что нужно знать о налогах для физических лиц, самозанятых и ИП в 2024 году